Quản lý tồn kho và hạn dùng cho shop mỹ phẩm nhỏ, từ sổ kho đến đặt hàng lại

Trả lời nhanh: Quản lý tồn kho mỹ phẩm cho shop nhỏ gồm bốn việc: ghi sổ kho theo từng lô (có số lô và hạn dùng), xuất hàng theo hạn dùng gần nhất trước, đặt hàng lại khi tồn chạm điểm đặt hàng, và kiểm kho định kỳ. Ví dụ minh hoạ: bán trung bình 3 sản phẩm mỗi ngày (ngày đông nhất 5), hàng về sau 5 ngày thì điểm đặt lại khoảng 25 sản phẩm, gồm 15 bán trong lúc chờ và 10 dự phòng.

Bài này viết cho chủ shop mỹ phẩm nhỏ đang theo dõi hàng bằng trí nhớ hoặc vài dòng ghi chú, giúp bạn dựng được sổ kho dùng ngay.

Sổ kho tối thiểu cần ghi những gì?

Mỗi lô hàng một dòng, với bảy cột dưới đây. Thiếu số lô và hạn dùng thì sổ kho chỉ đếm được số lượng, chưa theo dõi được hàng sắp hết hạn.

Giá vốn nên ghi theo lô vì hai lần nhập có thể khác giá. Ví dụ minh hoạ: lô 1 nhập 20 sản phẩm giá 100.000đ, lô 2 nhập 30 sản phẩm giá 110.000đ. Giá vốn bình quân là (20 × 100.000 + 30 × 110.000) ÷ 50 = 5.300.000 ÷ 50 = 106.000đ mỗi sản phẩm. Sổ sách thuế dùng phương pháp nào thì hỏi kế toán. Từ giá vốn đến giá bán lẻ có bài cách tính giá bán lẻ từ giá sỉ mỹ phẩm.

FIFO và FEFO khác nhau thế nào?

FIFO (nhập trước xuất trước) xuất hàng theo ngày nhập, còn FEFO (hết hạn trước xuất trước) xuất theo hạn dùng. Với mỹ phẩm, FEFO sát thực tế hơn, vì lô nhập sau vẫn có thể hết hạn sớm hơn lô nhập trước.

Ví dụ minh hoạ: lô A nhập tháng 3, hạn 12/2027; lô B nhập tháng 5, hạn 06/2027. Theo FIFO, bạn bán lô A trước và lô B nằm im đến sát hạn. Theo FEFO, bạn bán lô B trước. Trên kệ, để lô hạn gần ở phía ngoài, lô mới ở phía trong.

Cách chia hàng theo tốc độ bán (ABC đơn giản)

Xếp các mã hàng theo doanh số 3 tháng gần nhất rồi chia ba nhóm. Mốc phần trăm dưới đây chỉ là quy ước để bắt đầu, không phải chuẩn ngành.

• Nhóm A: những mã đầu bảng, cộng dồn tới khoảng 70% doanh số. Đếm kho thường xuyên, giữ tồn dự phòng, đặt lại theo điểm đặt hàng.
• Nhóm B: các mã kế tiếp, cộng dồn tới khoảng 90% doanh số. Nhập vừa phải, rà soát mỗi tháng.
• Nhóm C: phần còn lại, bán chậm. Nhập ít mỗi lần, và để mắt tới hạn dùng nhiều nhất vì hàng nằm kho lâu.

Cách tính điểm đặt hàng lại và tồn dự phòng

Điểm đặt hàng lại là mức tồn mà khi sổ kho chạm tới, bạn phải đặt hàng để không hụt trong lúc chờ hàng về. Công thức đơn giản:

1. Tồn dự phòng = (số bán ngày cao nhất − số bán trung bình mỗi ngày) × số ngày chờ hàng.
2. Điểm đặt hàng lại = số bán trung bình mỗi ngày × số ngày chờ hàng + tồn dự phòng.
3. Số ngày còn bán được = tồn hiện tại ÷ số bán trung bình mỗi ngày.

Ví dụ minh hoạ: một mã bán trung bình 3 sản phẩm mỗi ngày, ngày đông nhất bán 5, và từ lúc đặt đến lúc hàng về kho là 5 ngày (số ngày chờ bạn tự đo theo từng nhà cung cấp). Tồn dự phòng = (5 − 3) × 5 = 10 sản phẩm. Điểm đặt hàng lại = 3 × 5 + 10 = 25 sản phẩm. Trong 5 ngày chờ, mức bán trung bình lấy đi khoảng 15 sản phẩm, 10 sản phẩm còn lại dự phòng cho ngày bán đột biến.

Số bán trung bình phải lấy từ sổ bán hàng thật; hàng theo mùa hoặc chạy khuyến mãi cần tính lại. Đừng đẩy tồn dự phòng quá cao, vì vốn nằm kho lâu và hạn dùng bị rút ngắn. Với đơn nhập đầu tiên, xem cách chia giỏ hàng cho đơn sỉ 2 triệu.

Hàng sắp hết hạn: xử lý thế nào?

Xử lý khi còn thời gian, đừng đợi sát hạn. Sản phẩm đã quá hạn không nên bán dưới bất kỳ hình thức nào (giảm giá, ghép combo hay tặng kèm) và quy định hiện hành thường không cho phép. Hãy tách riêng khỏi kệ bán, ghi vào sổ và xử lý theo quy định hiện hành; chưa chắc thì hỏi cơ quan có thẩm quyền.

Để biết mã nào có nguy cơ, so số ngày còn bán được với số ngày còn lại tới hạn. Ví dụ minh hoạ: còn 90 sản phẩm, bán 3 sản phẩm mỗi ngày, hạn dùng còn 21 ngày. Trong 21 ngày bán được 3 × 21 = 63 sản phẩm, vậy dư 90 − 63 = 27 sản phẩm có nguy cơ không bán kịp. Với phần dư đó còn hạn, có ba hướng:

• Giảm giá theo kế hoạch: đặt mức giảm và thời gian rõ ràng, nói thẳng với khách hạn dùng còn bao nhiêu.
• Bán combo: ghép với mã bán chạy cùng nhóm hàng để hai mã cùng đi.
• Ngừng nhập mã đó cho tới khi tồn về mức thấp, rồi nhập lại với lượng nhỏ hơn.

Cách kiểm hàng khi nhận, bảo quản và kiểm kho định kỳ

Khi nhận hàng từ bất kỳ nhà cung cấp nào, hãy đối chiếu ngay trong ngày: số lượng, số lô và hạn dùng trên bao bì có khớp phiếu giao không, bao bì có nguyên vẹn không. Ghi sổ trước khi cất lên kệ. Bài checklist 10 bước phân biệt hàng chính hãng và hàng giả liệt kê thêm những điểm cần soi.

Về bảo quản, khuyến nghị chung là để hàng nơi khô ráo, thoáng, tránh nắng trực tiếp, nhiệt độ cao và ẩm. Hướng dẫn in trên bao bì từng sản phẩm luôn được ưu tiên.

Lịch kiểm kho gợi ý (tuỳ quy mô, bạn tự chỉnh): đếm nhóm A mỗi tuần, nhóm B mỗi tháng, toàn kho mỗi quý. Đối chiếu số thực tế với sổ, ghi chênh lệch, tìm nguyên nhân rồi mới chỉnh sổ, và lọc luôn những lô còn dưới ngưỡng hạn bạn đặt, chẳng hạn 3 tháng.

Còn vài chục mã thì bảng tính là đủ: một lô một dòng, thêm cột "số ngày còn lại" bằng ngày hết hạn trừ ngày hôm nay, rồi tô màu dòng sắp tới hạn. Khi số mã và số đơn tăng, chuyển sang phần mềm bán hàng quản lý theo lô, hạn dùng và quét mã vạch.

Cách MyPhamStar hỗ trợ khi bạn lấy sỉ

• Hàng chính hãng, hàng mới, không giao hàng cận hạn.
• Có giấy tờ kiểm định, công bố chất lượng và mã vạch từng sản phẩm.
• Đơn sỉ đầu tiên từ 2.000.000đ (sau chiết khấu, chọn mẫu tuỳ ý), từ đơn thứ hai chỉ cần 500.000đ để áp giá buôn, nên có thể chia nhiều đợt nhỏ.
• Đổi trả đơn sỉ trong 7 ngày; sản phẩm lỗi từ nhà sản xuất được đổi trả miễn phí.
• Có hoá đơn hoặc xuất VAT theo yêu cầu. Đặt qua hotline hoặc Zalo 0971819986.

Đọc thêm

• Vốn lấy sỉ mỹ phẩm bao nhiêu là đủ: dự toán các mức 5 đến 50 triệu.
• Trang bán sỉ MyPhamStar: bảng giá và form nhận báo giá.

Câu hỏi thường gặp

Quản lý tồn kho mỹ phẩm bằng Excel hoặc Google Sheets có được không?

Được, nếu shop còn vài chục mã hàng. Mỗi lô ghi một dòng với mã, số lượng, giá vốn, ngày nhập, số lô, hạn dùng và vị trí, thêm cột số ngày còn lại để tô màu hàng sắp tới hạn. Khi đơn hàng nhiều lên và sai sót tăng, nên chuyển sang phần mềm bán hàng quản lý theo lô.

FIFO và FEFO khác nhau chỗ nào, shop mỹ phẩm nên dùng cách nào?

FIFO xuất hàng theo ngày nhập, FEFO xuất theo hạn dùng gần nhất. Mỹ phẩm có hạn dùng ghi trên bao bì, và lô nhập sau có thể hết hạn sớm hơn lô nhập trước, nên FEFO là lựa chọn hợp lý hơn. Nếu hai thứ tự trùng nhau, hai cách cho cùng kết quả.

Điểm đặt hàng lại tính thế nào?

Điểm đặt hàng lại = số bán trung bình mỗi ngày × số ngày chờ hàng + tồn dự phòng. Ví dụ minh hoạ: bán 3 sản phẩm mỗi ngày, chờ hàng 5 ngày, tồn dự phòng 10 thì điểm đặt hàng lại là 3 × 5 + 10 = 25 sản phẩm. Số bán trung bình nên lấy từ sổ bán hàng thật.

Hàng mỹ phẩm sắp hết hạn có nên giảm giá không?

Có thể, miễn là hàng còn hạn và bạn nói rõ hạn dùng với khách. Giảm giá theo kế hoạch hoặc ghép combo là hai cách thường dùng, kèm việc ngừng nhập mã đó. Sản phẩm đã quá hạn thì không nên bán dưới bất kỳ hình thức nào và thường bị quy định cấm; cần tách riêng và xử lý theo quy định hiện hành.

Bao lâu nên kiểm kho shop mỹ phẩm một lần?

Không có chu kỳ chung cho mọi shop. Một lịch hợp lý để bắt đầu: nhóm hàng bán chạy đếm mỗi tuần, nhóm vừa mỗi tháng, toàn bộ kho mỗi quý. Mỗi lần kiểm nên đối chiếu số thực tế với sổ và rà luôn hạn dùng của các lô sắp tới hạn.